【Podcast EP23】動作慢怎麼辦?效率不是絕對,慢下來沒你想的糟糕

現在是一個高速的時代,如果我們到台北就需要提高自己的步伐,當我們慢下來可能錯過許多機會,但對於社會新鮮人,或是對這領域不熟悉的人要他們一昧求快嗎?

在做這主題時,本來覺得內容會偏向職場上,後來漸漸覺得,這跟習慣、態度、感情,甚至放大到人生目標上也重要,我會從職場、個人與感情,到求有和求快間怎麼取捨,以及我的看法。

環境的潛移默化 善用個人好奇心

就說我自己,這陣子對提升效率的方法,以及投資非常感興趣。

當我們產生了興趣時,好奇心會驅動我們去接觸這些事情,在嘗試的過程中逐漸清楚自已喜不喜歡,現代方便的是當我們不懂時,可以在網路上搜尋怎麼學習的經驗,只要在搜尋欄中輸入點擊搜尋,會跳出各種聳動標題,而每個標題都感覺學習好像很容易,我應該也能很快學會。

例如30分鐘學會新技能、100天瘦身成功、1年就能財富自由,這種標題讓人覺得不管做什麼事情,還是學新的技能都要快才行,這樣才能在短時間內享受成就感。

從這點上整個環境都訴說著動作快、效率高就是對的,在職場上聽過「先求有再求好」、「先求快再求好」

職場上效率不是絕對

職場

「先求有再求好」、「先求快再求好」有聽過吧?

在職場上很多主管都會要你先做,把東西做快出來越快越好,但這樣是對的嗎?

這邊分享我的故事。

第一份工作是一間露營公司,有一個產品要換新包裝,而我是負責新包裝的吊牌設計。(音頻說成新產品),主管很臨時地把這件事情交給我,並且跟我說有很多店家等著進貨,要我動作快一點。

好,我很快把吊牌設計出來,當卡在一個問題是之前配合的印刷廠比較便宜,但因為是合板印刷會有色差的問題,本來是要找其他間印刷廠報價再評估,礙於時間的壓力,最後還是跟原本的印刷廠配合,心裡想說我都自己對過顏色了(也給主管對過),應該不會出錯吧。

提心膽跳的日子過去,印刷品送來打開時我嚇傻了,這些吊牌跟同系列商品的顏色差超級無敵多,除了顏色上的差別,連紙張的磅數也不夠吊掛產品,整批印刷品根本不能用。

只能抱著挨罵的心跟主管講,主管唸歸唸,要我找其他印刷廠詢問,重新評估跟報價,最後還是有把好的吊牌印出來,但這整個過程多拖延了10天才出貨,而且還浪費一筆印刷費。

如果一開始就找廠商來評估,或許出貨不會延遲這麼久

如果一開始承認自己對印刷不熟悉,不要為了把事情完成而冒險,也不會多花一筆印刷成本

這是我當時心中的OS,在職場上效率很重要,這是大家都知道的,

但如果對這件事情還不熟悉,就知道不要一昧求快,寧可找出替代方案,並跟主管討論。因為當我們不說出來對印刷品的不熟悉,主管只會認為我是理解的,那做了之後真的出問題時,還要花更多時間和成本來修正問題。

我很感謝主管原諒我,也沒有扣我薪水,也是因為這樣我很愧疚,因為這次印刷的事情,檢討問題原因時,也思考過去工作的模式是正確的嗎?

真的要一昧求快嗎?

我發現自己很常花時間修正之前犯的錯誤,這些錯誤並不嚴重,也是可以彌補的,但就是額外花了許多時間,讓我效率變得很低,也有其他同事認為我就是一個粗心大意、動作慢、效率不高的人。

我不想被人說粗心大意,也不想要反覆的修正以前的錯誤,更深入的檢討後找出我自己是以完成一件事情為主,而每天完成越多事情越開心,所以很習慣不論是自己會還是不會的事情,都要很快完成,那為什麼我會有這個習慣呢?

這跟一開始我問,職場上求快是對的嗎有關。

從小就慧跟人比寫字速度,後來是作業的速度,在餐廳或711打工時,店長要的也是”速度”,所以在做事情我很常看完成這件事情花了多久時間,卻沒有思考過因為太快完成,而沒注意到細節時,又花多少時間修正這些問題。

但能不求快嗎?這答案我後面再說,而同樣的問題不是只有我有,也發生其他人身上,就好比求職

畢業時找一份好的工作,還是先有工作呢?

思考

相信這問題剛畢業時就會遇到,甚至出社會幾年後,準備換工作時也會思考。

求好的人會認為,不需要浪費時間在自己不喜歡、不想要的工作上,他們可以享受工作上的成就與快樂,通常好的工作會需要一定的門檻和條件。

而求快、求有的人則是認為先找一份工作再說,通常會以好上手、薪資高的工作為主。

這兩邊的想法都沒問題,就是看自己能不能接受。

我自己認為做設計是非常棒的工作,如果要從事這行業,要深入思考自己喜歡那個領域,設計有產品、遊戲、視覺、平面,這還是大分類,再細分有的話,產品有畫腳踏車的、椅子的、手機的,遊戲有2D繪圖、3D繪圖、特效美術等,找出心中的答案,能力符合門檻那非常好,不符合門檻,就要慢慢累積需要的工作經驗與能力。

我以前是能力不符合門檻,又想進入設計的人,會覺得我要花更多時間練習,練習就可以了,但這邊會有盲區,這麼盲區我還是得面對經濟壓力,勢必要找份工作,但我又不想做自己不喜歡的工作,這情況怎麼辦呢?

這就像煮麵,假設我是不會下廚的人,可是我想嘗試自己煮麵。求有的人覺得先煮泡麵,煮泡麵比較簡單也能先享受到;而求好的人則認為要煮義大利麵,而且還是奶油白醬雞肉義大利麵 (聽到都餓了)。

我們都知道奶油白醬雞肉義大利麵很好吃,但我的肚子快餓扁了,還要去找教學來學嗎?

肚子餓的情況下可能無法專心把事情做好,所以先煮簡單的泡麵,後面再去學怎麼把義大利麵煮好。

套在求職上,我的目標是設計,而我現階段的能力就不夠,也沒有多餘的經濟支持我學習,最好的作法就是先找一份工作,然後利用剩餘的時間學習。當我們有穩定的收入時,才能更專注在學習上。

如果想直接煮奶油白醬雞肉義大利麵,就會跟剛畢業時的我很像。

煮麵

在學生時期老師給的作業很簡單,也有軟體教學,基本上照著步驟做很快就學會了,畢業時我認為自己比多數人動作快,熟悉軟體,對自己能力是蠻肯定的。

所以剛畢業時對自己蠻自負的,但社會的現實馬上給我一巴掌,先打醒只會軟體的我。

只學會軟體,對房地產領域的案子並不熟悉,一昧地自以為設計,排版出來後配色奇怪、重點不明顯、標題死板,一大堆問題讓資深的設計師看了翻白眼,後來才知道找出客戶的需求。

是要買預售屋還是別墅,客群是年輕夫妻、社會菁英還是大家庭,這牽涉到消費能力落在哪裡,而我設計的版面是否符合他們,能用圖表達他們想知道的訊息嗎,這些都是設計前要去思考,如何排版出符合這些客群的圖案。

求有與求好這問題,不是單選題,而是多選題,有些人可能可以直接選擇求好,因為他有個富爸爸,但大多數人都需要先選求「有」的階段,才能慢慢走到求「好」的目標,所以不要一開始選不好,就認為自己不會改變。

其實這個過程,就是先求有再求好

做出來的結果與成效

求有不是隨便的有就好,而是在你能力範圍內與時間內把事情做好,完成後看做出來的結果與成效,成效不理想是每個人都會遇到的,而遇到後會思考如何變得更好,才是走到求”好”的階段。

在製造業也是,當腦海中有個想法,收集市場調查後,開始製作產品,製作過程會面臨到成本、材料、生產、組裝、包裝等各種問題,有些問題是可以及時解決,但更多問題是產品出來後才知道缺點在哪。

之前的公司就會打兩三個模出來,使用過後看有沒有問題,這些問題要怎麼調整,確定好後才會真的賣給消費者,賣給消費者一定會發現當初沒有設想到的問題,想辦法解決問題,也是開始思考下一個產品要怎麼做更好。

這是我在職場上所遇到的問題,以前的我非常講究如何更快完成,但現在的我更喜歡讓自己放慢腳步,當我們放慢腳步把事情做踏實,等整個過程習慣後再加快腳步,自然就不容易犯錯。

反之一開始就趕著加快腳步,有很多小細節沒有注意到,前面幾次出錯別人還會原諒,但出錯的次數越來越多,別人就不會再原諒你了。

職場上求快是對的嗎?

我來回復答案,職場上求快是對的嗎? 我認為”是,也不是”

一開始在不熟悉的職場與領域中,我們還是新人階段時,就如我剛剛所講,犯錯幾次別人會原諒我們,但如果想進步更快,不要一直犯錯,自己就要把新人的標籤撕下來。

就我自己會在熟悉工作崗位的內容時,也會反覆確認細節上的問題,要把這些動作內化成自己的習慣,當我做過1次、2次時,第3次就要求快一些。不要認為自己永遠都是新人,自己提要升自己的效率,因為不提升,被淘汰就有可能是自己。

整理資料時看到女人迷作者 Nick,Hsu寫一篇文章

瑞典

他分享從紐約到瑞典的生活差異,在紐約那裏是不斷推動你前進的城市,就很像台灣的台北,你不想前進也沒辦法,只要慢下來就會被淘汰,整個環境不允許慢節奏,經歷了8年快的生活後,到瑞典卻不習慣當地的”慢”生活。

瑞典是一個很妙的國家,在夏至時,也就是快接近暑假時,必須放上6-8周的全薪假,作者自己煩惱休息6周,那會不會無法完成工作,而其他同事卻已經安排8周的休假了

一開始無法適應這種生活,開始四處找事情分心,盡可能把重心移到自己身上,去運動、旅行、閱讀、陪伴愛人與家人、放空,讓自己心情逐漸平靜。

在整個過程中,本來對慢生活感到迷忙,最終慢慢地脫離求快的心態,當自己設限自己的壓力鍋解開之後,眼前的視野逐漸清晰,才體會到”慢”生活原來不是壞事

能體會命運帶給你的驚喜,如突然其來的跟朋友旅行,工作上來自其他部門的要需求,或是發現街上某間合自己胃口的咖啡廳,仔細聆聽自己內心深處,懂得抵抗奮鬥固然值得尊敬,但學會放下心態,在生命不同階段調適自己心靈處境,或許才可以帶給生命更多意義。

看完這篇文章,我感受到自己在練習或學習中,不要著急求快求有效率,而是慢下來把事情做好,在一步步的提升速度會更好。

學習技能先求有再求好嗎?

工作也是,不是說放掉手邊的工作,而是適當的把時間留給自己,因為在追求夢想的過程,往往會忽略掉一些事情,例如自己的健康、家庭、朋友、另一伴。

總覺得「我很好」、「還能再做一些」、「還支持下去」,就把所有時間塞滿,而當我們把時間空出來自己的事情,剩餘的時間反而更能專注在事情上,腦袋也減少雜念與煩惱,表面上感覺工作時間變少了,效率會大大降低,但實際上這個方法能幫助我們減少腦中的雜念與壓力,是放掉雜念和壓力後,更能專注在工作的時候

像我有一陣子沒有更新Podcast,是認為自己做到一個瓶頸,收聽的人數也不高,我必須檢討過程中有那些問題,同時也需要花時間來學習深入的技巧,一邊吸收新知識的過程,一邊試著放慢節奏,讓自己有更深的體悟。

休息的技巧

休息

尤其是工作忙碌一整天後,我會安排一個對比性的休息。

對比性的休息,就是選對適合的放鬆壓力的方法,如果今天我是工人,在工地忙碌一整天,身體腰酸背痛的,還選跑步、重訓來放鬆,不但無法真正的放鬆,只會讓自己更疲憊。

同樣的,今天是行銷企劃,活動一整天的腦袋,腦袋是處於很緊繃的狀況,直接睡覺無法讓腦袋完全放鬆,因為在這種時候腦袋只會去想工作上的事情,很容易導致失眠,必須在緊繃與放鬆中找到一個宣洩壓力的方法。

這時候利用跑步、重訓,活動自己的身體,就是很好的充電方法。

最後想說不要被環境影響,前面說有各種聳動的標題,像30分鐘掌握新技能、100天財富自由,給人感覺做事情就要快,不論是看書、學習、工作、吃飯、旅遊,都需要快節奏。

想像一下如果把旅遊的行程排得很滿,在玩的時候能感受到自在與放鬆,以及當地的文化嗎?

給你30分鐘快速看完一把書,或許這方法適用工具書上面,挑選自己缺乏的內容先了解,但不是每本書都適合,有些書就是需要細嚼慢嚥,才能讀懂背後的意思,甚至不同年齡看這本書會有不同的感受。

我自認為有些事情是要求快,而有些事情是求慢,如果事情本身很熟悉,又很急迫,當然是求快,而如果對這領域很陌生,或是才剛接觸新領域,還在學習,不如就先慢動作,把事情做出來會更好。

求快的生活中,在錯誤感受到這3點

第一點、為了求快而沒有注意到細節,導致重作整件事情,更嚴重的是還習慣這種模式,卻不知道自己已經被別人貼上粗心大意的標籤。

我很不喜歡被貼粗心大意的標籤,會認為自己有能力但沒有展現出來,或是那只是一次例外,不等於我這個人就是這樣。而社會的現實就是,容易產生刻板印象,與其一開始為了快而犯錯,不如慢一點給人細心的感覺。

這好比蓋房子。

基底多深取決於房子蓋多大、多高、多堅固,101的基底平均深度為68公尺,最深有80公尺,光是基底就花15個月,五年的工程有四分之一在基底上,也是因為有穩固的基底,在良好的基礎上才能蓋出宏偉的101,所以在完成一個企劃時,不是快就好,而是把時間規畫好,整個計畫中有緩衝期、調整期、衝刺期,也會有重新調整的時候,但如果為了快而忽視小細節,反而會讓你做許多白工,沒有本來的效益。

朋友

第二點、當生活跟工作都在快節奏的拍子上,就像一直被拉緊的橡皮筋,遲早會有斷裂的那一刻。大家多少有著急想完成一件事情的時候,尤其是被時間快到,被主官逼的時候。

這種情況說話很急促,也不會注意到自己的情緒和語氣變重,說出來的話沒有條理,還有可能被別人誤會你再針對他,到最後做不成朋友。

如果一昧為了求快,反而會忽略掉許多小細節,不但要花時間修正,還做了許多白工,寧可花些時間反覆確認,如果真的犯錯時,至少知道自己盡力了,更專心的思考如何變得更好。

第三點、網路上出現各種高效率方法,看起來很吸引人,但每個人習慣不同,只追求快不去思考背後的意思,最後的結果不理想。

就如同減肥,正因為減肥不是短時間能做到的事情,需要長時間的努力,很多人不想花這麼多時間,而購買快速練腹肌的道具、營養代餐、減肥工具等等,這種商品功效不多說,就是專門賣給想減肥卻不想長時間運動的消費者。

而這類型的產品真的有效,就不會有想減肥的人了,另一種是為了求快把目標設定過高,一次突然高強度的運動,一開始可能都做到,但幾天後疲憊的身軀讓自己找各式各樣的藉口。

之前跟朋友去慢跑,一開始朋友跑得比我快,而我慢慢調整自己的效率,直到三圈後放下他的速度慢下來,第五圈時我不但追上他,還超過他的,後來他太累了,開始用走的,而我還在跑。

不覺得人生就是場馬拉松,有人追求刺激和速度,而衝刺過頭到沒力。

 最後想問「你對”慢”生活有什麼感覺呢?」

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